Проверки ФНС и СФР. Как подготовиться и защитить бизнес от штрафов

https://dzen.ru/a/aTt-nH4n0ROAgYSl

Проверке могут подвергнуться самозанятые, ИП или организации. Для многих проверка — большой стресс из-за неясности процедур, боязни пропустить критичный срок или получить крупные штрафы за формальные нарушения. Но большая часть проблем возникает из‑за недочётов в документообороте, несвоевременных ответов на запросы или непонимания норм законодательства. Расскажем всё о проверках, а в конце статьи вас ждёт инструкция, как пройти налоговые проверки без штрафов.

Поводы для назначения проверки

Налоговая служба назначает проверки не хаотично, а на основании чётко определённых критериев. Ниже — ключевые сигналы, которые привлекают внимание ФНС и повышают вероятность камеральной или выездной проверки. Сами по себе эти факторы не доказывают нарушения, но в совокупности или при многократном повторении могут побудить контролёров проанализировать деятельность компании или ИП.

• Налоги ниже среднеотраслевых показателей. 
• Убытки по декларациям несколько периодов  подряд.
• Низкий уровень зарплат по сравнению с  отраслью. 
• Игнорирование запросов налогового органа.
• Работа с рисковыми или техническими  контрагентами. 
• Корректировки отчетности, приводящие к  снижению налога. 
• Заявление на возмещение НДС или иных налогов. 
• Вычеты по НДС превышают 89% от начисленного налога. 
• Компания или ИП несколько раз меняла адрес и  снималась с учета.

Какие проверки может пройти бизнес 

Налоговый контроль в России происходит в нескольких форматах. Знание различий между видами проверок позволяет бизнесу своевременно реагировать на запросы и минимизировать риски. Разберём две ключевые формы налогового контроля: камеральную и выездную проверки. 

Камеральная проверка 

Регламентируется 88 статьей НК РФ. Проводится без выезда в компанию, только по  сданной декларации. Инспектор анализирует отчётность, расчёты, сопоставляет данные с контрагентами и СФР. Помимо деклараций, проверяются данные из АСК НДС-2, СФР, Росстата, банков, ЭДО и онлайн-касс. Инспектор может направлять требования, запросы пояснений и документов. Срок проведения проверки — до 3 месяцев после сдачи декларации. 

Проверка может завершиться без последствий, привести к доначислениям или стать основанием для назначения выездной проверки. В отдельных случаях материалы передаются в СФР или Следственный комитет.

Выездная проверка 

Регламентируется 89 статьей НК РФ. Инспекторы приходят в офис или на объект компании. Оценивается реальность бизнеса: офис, сотрудники, оборудование, склад, товар, транспорт, производственные процессы. Проверяют документы, сотрудников, фактическое наличие активов, реальность операций. 

Проверяют 3 последних года, включая налоговые, кадровые и юридические аспекты. Могут проводить осмотр, выемку документов, допросы, экспертизы, опрос контрагентов. По итогам формируют акт, доначисления, штрафы или уголовные риски.

Как проходит выездная проверка

Выездная налоговая проверка — серьёзная форма контроля, может повлечь финансовые и репутационные риски для бизнеса. Чтобы минимизировать негативные последствия, важно понимать логику процесса и знать свои права на каждом этапе. Разберём процедуру от первого контакта до финального решения, ключевые действия проверяющих, ваши обязательства и возможности, нормативные основания (статьи НК РФ и приказы ФНС).

Если вы будете знать все тонкости процедуры, сможете заранее подготовить документы и помещения, корректно реагировать на требования инспекторов, зафиксировать допущенные нарушения. А если выявятся расхождения, выстроите стратегию защиты.

• Компании предъявляют требование пройти выездную проверку.
• Компания предоставляет документы. Приказ ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@.
• Приходит приглашение на пояснение или допрос п. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ. 
• Принимается решение о назначении выездной  проверки. Приказ ФНС России от 30.05.2007  № ММ-3-06/333@ п. 1 ст. 89 НК РФ.

• Проводится проверка. В неё входят следующие мероприятия.
• Осмотр территории пп. 1 п. 1 ст. 92 НК РФ. 
• Выемка документов п. 4 ст. 93 НК РФ. 
• Допросы пп. 12 п. 1 ст. 31 НК РФ. 
• Назначение экспертизы п. 1 ст. 95 НК РФ.
• Истребование документов у контрагентов п. 2 ст. 93.1 НК РФ. 
• Инвентаризация имущества Приказ Минфина РФ № 20Н, МНС РФ  

№ ГБ-3-04/39 от 10.03.1999. 

• Выдаётся справка о завершении проверки.
• Также выдаётся акт проверки п. 15 ст. 89 НК РФ. 
• Компания может подать возражения на акт. Сроки подачи от 15 до 30 дней в зависимости от документа, послужившего основанием для подачи возражений.
• Возражения рассматриваются инспекцией. 
• Инспекция выносит окончательное решение. 
• Обжалование решения проверки. Сроки на подачу жалобы от 1 месяца до 1 года в зависимости от вида жалобы ст.139 НК РФ.

Важный пункт о начале проведения налоговой проверки

Инспекторы должны предъявить письменное решение о проведении проверки и служебные удостоверения. В документах должен быть указан предмет проверки, период и состав проверяющих. 

К проверке легко подготовиться, если знать, какие именно акты запросит проверяющий, и заранее все подготовить. 

Что проверяет инспектор: ФНС 

В ходе выездной или камеральной проверки налоговый инспектор не просто формально сверяет цифры. Его цель — убедиться, что налоги начислены верно, а заявленные расходы и вычеты соответствуют реальным процессам. Также он должен оценить законность и обоснованность операций. Разберём, что анализирует инспектор, на какие именно документы и материальные объекты обращает внимание.

• Учетная политика.
• Договоры с контрагентами, включая приложения, спецификации, сметы. 
• Переписка с контрагентами. 
• Местонахождение офисов, складов, техники, имущества и ТМЦ. 
• Переводы подотчетным лицам. 
• Движение денежных средств.
• Наличие материально-технических ресурсов. 
• Реальность исполнения договора. 
• Первичные бухгалтерские документы. 
• Основания для расходов и экономический смысл сделки.

 Что проверяет инспектор: СФР 

Во время проверки Социальный фонд России обращает внимание на документальное оформление трудовых и финансовых отношений в организации. Инспектор анализирует комплекс кадровых и бухгалтерских документов. Его цель — убедиться, что компания соблюдает законодательство в сфере социального страхования и правильно начисляет страховые взносы. Проверяющий смотрит следующие документы.

• Трудовые договоры, договоры ГПХ с сотрудниками. 
• Приказы приема и увольнения, заявления сотрудников по кадровым мероприятиям. 
• Штатное расписание.
• Расчетные ведомости, кассовые ордеры и платежные поручения. 
• Расчет необлагаемой базы. 
• Больничные листы. 
• Табеля учета рабочего времени. 
• Карточки учета страховых взносов.
• Авансовые отчеты (чеки) подотчетных лиц. 
• Подтверждение ОВЭД, отчет выручки по кодам.

Как посмотреть свои проверки

Чтобы оперативно отслеживать статус контрольных мероприятий, которые проводятся налоговыми органами в вашей компании, воспользуйтесь личным кабинетом на официальном сайте Федеральной налоговой службы. Сайт предоставляет доступ к информации о текущих и завершённых проверках. Подготовили для вас пошаговую инструкцию.

• Открываем кабинет налогоплательщика.
 Для ИП — lkip2.nalog.ru. Для юридических лиц — lkulgost.nalog.ru.
• Для ИП на главной странице раздел «Камеральные проверки»
 
• Для юридических лиц на главной открываем «Еще», затем «Камеральные проверки».
• На открывшейся странице видны идущие и завершенные проверки. Можно посмотреть инспекцию инициатора, период, статус.

Как подготовиться к проверке

Системный подход к организации документов и чёткое выстраивание взаимодействия с контролирующими органами помогут минимизировать риски и снизить стресс во время прохождения проверки. Разберем ключевые моменты, которые важно проработать до прихода инспекторов.

Проанализируйте документы заранее

• Проверьте наличие всех первичных документов, договоров, актов, счетов-фактур. 
• Убедитесь, что документы подтверждают реальность операций, наличие деловой цели и ресурсов. 
• Восстановите утраченные документы, при необходимости — оформите акты об их утрате (пожар, потоп, кража). 

Подготовьте организационные условия

• Назначьте ответственного за взаимодействие с инспекцией (куратор проверки). 
• Определите, кто имеет право общаться с инспекторами и передавать документы. 
• Обеспечьте отдельное помещение для инспекторов, ограничив их перемещение по компании.

Проведите инструктаж сотрудников 

• Предупредите работников, что инспекторы могут задавать вопросы и проводить допросы. 
• Объясните сотрудникам, что они должны отвечать только на поставленные вопросы, не давать предположений. 
• Фиксируйте все действия инспекторов и ведите копии протоколов. 

Как предоставлять документы 

От того, насколько корректно вы организуете процесс проверки, зависят сроки, возможные риски и дополнительные вопросы со стороны инспекторов. Законодательство регламентирует правила взаимодействия бизнеса с проверяющими. Если придерживаться установленных норм, компания избежит необоснованных претензий. При передаче документов в рамках налоговой проверки нужно руководствоваться следующими пунктами.

• Предоставлять документы только по официальному требованию.  
• Предъявлять исключительно запрошенные документы и никаких дополнительных. 
• Документы передавать через опись, в копиях, с подтверждением  передачи. 
• Ни в коем случае не давать доступ к внутренней переписке, лишней информации, черновикам.

Успешно пройти проверку гораздо проще, если в компании заранее выстроены процессы и порядок в документах. Опыт показывает: большинство проблем на проверках связано не с нарушениями, а с отсутствием системности в учёте и кадровых документах.

Подробный разбор выездных проверок со статистикой, инструкциями и рекомендациями.

Если вы хотите оценить свои риски до визита инспекторов, имеет смысл периодически проводить внутреннюю проверку по ключевым индикаторам ФНС и СФР. Такой аудит позволяет увидеть слабые места и исправить их до того, как они станут основанием для доначислений.