️Что делать, если пришло требование про подотчёт

Для начала разберемся, что такое требование о подотчете и кто может быть подотчетным лицом.

Требование о подотчёте значит, что сотрудник должен отчитаться за деньги, которые ему дала компания или ИП на рабочие траты. Например, человеку выдают средства на командировку, канцтовары или оплату услуг для офиса. Он тратит эти деньги по назначению, а потом сдаёт в бухгалтерию чеки и заполненный авансовый отчёт, чтобы показать, на что ушли средства.

Подотчётным лицом может быть работник, с которым заключён трудовой договор, или человек, работающий по договору гражданско‑правового характера (ГПХ). Ему компания выдала деньги на бизнес‑нужды. При этом ИП не может выдать деньги под отчёт самому себе.

Деньги под отчёт дают только на то, что нужно для работы компании. К примеру, на командировку, чтобы купить оборудование или заплатить поставщикам за услуги. Тратить эти деньги на свои личные нужды сотруднику нельзя.

Если же все-таки пришло требование от налоговой, есть два способа решения проблемы.

- Вернуть подотчетные деньги безналичным способом со счёта того лица, кому их дали.

- Подготовить ответ на требование, где указать реестры, на что потрачены деньги, реквизиты авансовых отчетов. Если налоговая попросит, предоставить эти отчёты.

Сейчас налоговая отслеживает деньги, которые потратили с корпоративной карты или перевели физлицам. Она автоматически сверяет, сколько денег перевели людям и сколько отразили в отчётах по НДФЛ и страховым взносам. Если оказалось, что перевели больше, чем с тех сумм, по которым уплачены налоги, ФНС присылает требование и просит пояснить ситуацию.

Если пришло требование от налоговой по подотчётным средствам, важно оперативно разобраться в ситуации. Поскольку каждый случай зависит от конкретных операций, дат и состава документов, лучше не действовать наугад.

Запишитесь к нам на бесплатную консультацию. Поможем грамотно выстроить позицию и подготовить пояснения, которые устроят ФНС. Пишите @finestsup