️Как подготовиться к переходу на электронные перевозочные документы (ЭПД) с 2026 года

С 1 сентября 2026 года все компании, которые занимаются перевозками, должны перейти на электронные документы — таково требование закона 140‑ФЗ. До 1 марта 2027 года штрафов не будет — это переходный период, чтобы всё настроить.

ЭПД — это цифровые версии привычных транспортных документов: накладных, путевых листов и т. д. Их создают в учётной системе, подписывают электронной подписью и передают через специального оператора в государственную систему.

Основные документы, которые станут электронными

-Транспортная накладная.
- Путевой лист.
- Заказ‑наряд.
- Заявка.
- Экспедиторская расписка.

Работать с ЭПД должны все участники перевозки: отправители, получатели, перевозчики, экспедиторы.

Исключения, когда можно оставить бумажные документы

-Везёте что‑то для себя, а не для бизнеса.

-Одна из сторон — иностранная компания или физическое лицо.

-Перевозки в рамках обороны, в зоне ЧС, рейсы из стран ЕАЭС по России.

План подготовки

- Разберитесь, как устроены ваши перевозки. Подумайте, какую роль вы играете (отправитель, перевозчик и т. п.) и какие документы оформляете чаще всего. Проверьте, готова ли ваша учётная система к подключению, есть ли на складах интернет, у сотрудников — устройства (смартфоны, планшеты), чтобы подписывать документы.

- Подготовьте внутренние правила. Если у вас ещё нет положения про электронный документооборот, оформите его. Назначьте ответственного за переход и работу с документами. Обсудите новые правила с партнёрами и добавьте в договоры пункт про обмен электронными документами.

- Выберите оператора ЭПД. Есть список аккредитованных провайдеров их 12 в списке Минтранса.

- Подключитесь к оператору. Провайдер предложит варианты: веб‑интерфейс, модуль для 1С, подключение через API и т. д. Выберите то, что лучше подходит под ваши процессы.

- Оформите электронные подписи и машиночитаемые доверенности (МЧД). Подписи нужны, чтобы заверять документы, а МЧД — чтобы подтвердить, что сотрудник имеет право их подписывать.

- Обучите команду. Сделайте простые инструкции для кладовщиков, менеджеров, водителей, бухгалтеров. Например, важно объяснить водителям: инспектору ГИБДД достаточно показать QR‑код из электронного документа — бумажную версию требовать не имеют права.

- Протестируйте схему. Запустите пилотные рейсы с теми контрагентами, кто уже готов работать с ЭПД. Берите простые маршруты и небольшие партии: на старте могут быть сбои, и лучше их отловить в спокойном режиме.

- Постепенно масштабируйте. Когда всё отладите, подключайте остальных партнёров. При этом вы и контрагенты можете пользоваться разными операторами: между ними работает роуминг, документы будут доходить.

Важно помнить: с переходом на ЭПД не получится подключить и забыть про документы. Нужно ещё синхронизировать всё с бухгалтерией и учётом, чтобы данные из ЭПД корректно попадали в отчёты и закрывающие документы.

️Если вам нужна помощь с бухучетом или налогообложением, записывайтесь на консультацию @finestsup.