Кому нужно переходить на ЭПД и как работать с перевозочными документами в 2026 году

Мы участвуем в мероприятии «Опоры России», которое пройдет 17 сентября. На нем обсудим вопросы, касающиеся электронных перевозочных документов. Сегодня тоже немного затронем эту тему.

Что нужно знать, если вы

Грузоотправитель. В случае когда вы нанимаете стороннего перевозчика, вы обязаны оформлять ЭТрН и подключаться к оператору ЭПД. Если перевозите груз сами, достаточно бумажного путевого листа.

Экспедитор. Здесь обязанности зависят напрямую от юридической роли. Когда принимаете груз во владение, то участвуете в оформлении ЭТрН. Если не принимаете, то не участвуете.

Перевозчик. До 1 марта 2027 года действует переходный период: за отсутствие ЭПД штрафов не будет. Нужно успеть до этой даты подключиться к оператору ЭПД. Также убедитесь, что клиенты и контрагенты готовы к работе, обеспечьте водителей устройствами и интернетом для подписания документов, протестируйте процессы.

Грузополучатель. Когда принимаете груз как бизнес, например, канцелярию и расходники в офис, будьте готовы подписать свой раздел ЭТрН через оператора ЭПД.

Все компании и ИП, которые участвуют в грузоперевозках, должны перейти на ЭПД. Даже если вы просто заказываете воду или канцелярию для офиса — вы считаетесь грузополучателем и обязаны подписать нужный раздел в ЭТрН.
Бумажные накладные разрешены только в отдельных случаях. Полный список исключений прописан в приказе Минтранса № 262.

ЭДО нужен одновременно с ЭПД. Разница в том, что ЭДО — общее понятие, любой обмен цифровыми документами. А ЭПД — ЭДО по конкретной отрасли, например, по перевозкам.

ЭПД нужны, если машина меньше 3,5 тонны. Здесь определяет не вес транспорта, а характер перевозки. В случае коммерческой доставки по договору ЭПД необходимы.

Если экспедитор не из РФ, то после прохождения таможни грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель должны оформить её по правилам ЭПД. Когда есть экспедитор, принимающий груз во владение, он оформляет ЭТрН и указывает себя как грузоотправителя с отметкой об экспедировании. На международном участке перевозки все так же используется товарно-транспортная накладная международного образца CMR.

Если перевозка груза проходит внутри одной компании, оформлять ЭТрН и другие электронные перевозочные документы не нужно. Достаточно путевого листа — ведь груз не передают между разными сторонами. При разных перевозках участники заполняют в накладной только те разделы, которые соответствуют их роли в конкретной ситуации.

Если перевозите собственное оборудование по территории РФ до места оказания услуг и обратно при помощи перевозчиков, вам необходимо оформить ЭПД.

Все стороны грузоперевозки не обязаны использовать единого оператора ЭПД. Сейчас роуминг позволяет обмениваться документами с контрагентами, которые используют разных операторов.

Во время переходного периода до 1 марта 2027 года не будут штрафовать за отсутствие ЭПД. После окончания переходного периода применят штрафы по КоАП. Сейчас предусмотрены штрафы для экспедиторов. При ошибке в критичных реквизитах могут оштрафовать до 100 тысяч рублей. Водителей тоже могут привлечь к ответственности, например, если нет путевого листа штраф 500 рублей.

Если транспортная компания выступает экспедитором и принимает груз во владение, она сама оформляет ЭТрН и считается грузоотправителем.

Если компания работает как перевозчик, ЭТрН оформляет отправитель, для этого нужно использовать транспортный ЭДО и подключиться к оператору ЭПД.

Когда компания отправляет свою продукцию физлицам и юрлицам через транспортные компании, если конечный получатель — физлицо, оформление ЭПД не требуется. Если конечный получатель юрлицо, то ЭПД обязателен. Но многое зависит от транспортной компании и её правил работы. ЭТрН может создать как грузоотправитель, так и транспортная компания. Единого сценария пока нет.

Если компания нанимает других лиц для перевозки грузов, нужно оформлять ЭПД — в том числе ЭТрН. Для этого потребуется работать через систему транспортного ЭДО и подключиться к оператору ЭПД.

При привлечении экспедиторов порядок зависит от схемы работы: если он забирает груз и несёт за него ответственность, с 1 сентября 2026 года нужно оформить поручение экспедитору через оператора ЭПД в электронном виде; если экспедитор только курирует процесс, оформлением и обменом ЭТрН занимается компания.

Схема обмена ЭПД с участием экспедитора выглядит следующим образом. Когда экспедитор принимает груз во владение, он участвует в оформлении ЭТрН — выступает как грузоотправитель и отмечает в документе, что одновременно является экспедитором. Далее обмен документами идёт по стандартной схеме. Если экспедитор не принимает груз во владение, в оформлении ЭТрН он не участвует, но ему всё равно нужно зарегистрироваться в ГосЛог.

При мультимодальных перевозках основным обязательным электронным документом выступает единый транспортный документ (ЕТД) — он объединяет сведения о перевозке груза разными видами транспорта (авто, ж/д, авиа, водный) в рамках одного договора и заменяет отдельные накладные для каждого из них.

В ЭТрН каждый участник видит только ту часть документа, которая относится к его роли, например, стоимость перевозки доступны лишь отправителю и перевозчику.

Исправлять ошибки в ЭТрН можно, но после подписания сделать это получится только через корректировки, а не через редактирование.

Подписывать ЭПД с телефона также можно, например, через Госключ.